Trước khi đi vào giới thiệu các chức năng của chương trình. Để tránh việc giới thiệu lặp đi lặp lại nên SUM-ANA đưa ra một số quy ước chung về các thao tác và một số nút lệnh thường xuyên sử dụng trong chương trình để các bạn dễ làm việc.
1. Định nghĩa, thuật ngữ và các ký tự viết tắt
ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ |
MÔ TẢ Ý NGHĨA |
NSD |
Người sử dụng |
CSDL |
Cơ sở dữ liệu |
HCSN |
Hành chính sự nghiệp |
NSNN |
Ngân sách nhà nước |
TW |
Trung ương |
TCKT |
Tài chính kế toán |
TSCĐ |
Tài sản cố định |
QLK |
Quản lý kho |
KTTM |
Kế toán tiền mặt |
ENV |
Ràng buộc về môi trường |
UI |
Ràng buộc về giao diện NSD |
IR |
Ràng buộc về tương tác giữa các ứng dụng |
Client |
Máy tính tại các đơn vị |
Server |
Máy chủ tại đơn vị |
2. Các quy ước chung
Qui ước |
Diễn giải |
Kích chuột |
Bấm nút trái chuột một lần |
Kích đúp chuột |
Bấm nút trái chuột hai lần |
Nút bấm |
Là một Nút lệnh, khi được bấm chọn một hành động được mụ tả vắn tắt trên nút lệnh sẽ được thực hiện |
Kích phải chuột |
Bấm nút phải chuột một lần |
Tổ hợp phím Alt + |
Kết hợp phím Alt + với các chữ cái đầu gạch chân của chức năng cần sử dụng, ví dụ: “Cất giữ” dùng tổ hợp Atl + C, “Thêm mới” dựng tổ hợp Alt + T, ... |
Hệ thống/Niên độ kế toán |
Thực hiện các thao tác thông qua Menu. Chọn Hệ thống từ Menu ngang, rồi chọn Niên độ kế toán từ danh sách sổ xuống của Hệ thống. |
Một số nút bấm thường hay sử dụng trong chương trình
Nút bấm: 
-Trước khi nhập một dữ liệu vào chương trình nếu trong cửa sổ có nút Nhập mới bạn phải kích chuột vào nút này sau đó mới tiến hành nhập dữ liệu.
Nút bấm: Hủy bỏ 
-Nút Huỷ bỏ này có một số tác dụng khi bạn Nhập mới nhưng bạn lại không muốn lưu (Cất giữ) bạn chỉ việc ấn vào nút này (Hoặc ấn Alt + H) lập tức các dữ liệu mà Bạn vừa đưa vào sẽ không được cất giữ trong cơ sở dữ liệu.
Nút bấm: Cất giữ 
-Khi đã đưa vào đầy đủ các dữ liệu cần thiết bạn kích chuột vào nút Cất giữ (Hoặc ấn Alt + C), lập tức những thông tin bạn vừa nhập vào sẽ được hệ thống tự động lưu giữ vào cơ sở dữ liệu.
Nút bấm: Sửa 
- Khi bạn sửa chữa các thông tin của một mã đơn vị nào đó đã được lưu trữ (vẫn đang trong chế độ sửa nhưng chưa cất giữ) nhưng vì một lý do nào đó bạn lại muốn lấy lại các thông tin cũ; bạn chọn nút này thì hệ thống sẽ giữ lại các thông tin cũ cho bạn.
Nút bấm: Xóa 
-Đôi khi dữ liệu của bạn sau khi nhập vào vì một lý do nào đó mà bạn không sử dụng nữa hoặc nhập sai bạn muốn xoá bỏ đi, Bạn chỉ việc chọn bản ghi đó rồi kích chuột vào nút Xoá (hoặc ấn Alt + X). Lúc này sẽ hiện lên một bảng thông báo hỏi bạn có chắc chắn muốn xoá dữ liệu này không. Nếu bạn đồng ý xoá thì kích chuột vào nút Yes (hoặc ấn Alt + Y), nếu bạn không muốn xoá thì kích chuột vào nút No (hoặc ấn Alt + N).
Nút bấm: In phiếu 
- Khi công việc hoàn tất muốn in chứng từ trên máy bấm vào in phiếu.
Nút bấm: Copy 
- Trong quá trình nhập chứng từ có những chứng từ giống nhau về mặt nội dung thì kích nút Copy này có tác dụng sẽ Copy chứng từ bạn cần để sang một chứng từ mới giống y
Nút bấm: Sao chép 
- Trong chứng từ bạn đã Copy rồi khi thêm mới bạn bấm nút Sao chép thì chương trình sẽ dán nguyên bản chứng từ mà bạn đã bấm Copy
Nút bấm: Tìm nhanh 
- Bạn cần tìm một chứng từ nào đó đã có sẵn để phục vụ cho bạn tìm kiếm một các nhanh nhất bạn bấm nút Tìm nhanh này sẽ hiện lên thông tin bạn cần tìm
Nút bấm: Kết thúc 
-Khi bạn muốn thoát khỏi cửa sổ hiện tại hoặc thoát khỏi chương trình
Nhẩy tới bản ghi (trang) đứng trước bản ghi hiện tại
Nhẩy tới bản ghi (trang) đứng sau bản ghi hiện tại
Nhẩy tới bản ghi (trang) đầu tiên
Nhẩy tới bản ghi (trang) cuối cùng
Nút in ra máy in
Nút in ra tệp dữ liệu